TempPinまずは4パターンの判断表を確認
低機密・既知の送信元
一時メールで受け取ってもよいでしょう。公開ホワイトペーパー、イベント資料、テストファイルなどが該当します。ダウンロード後も、ファイルの種類と送信元ドメインを確認してください。
低機密・未知の送信元
必要な情報だけプレビューしましょう。実行ファイルを起動したり、マクロを有効にしたり、再ログインを求める圧縮ファイルのリンクを開いたりしないでください。
高機密・既知の送信元
長期利用できる安全なメールを使いましょう。契約書、本人確認書類、診療記録、請求書、アカウント復旧用ファイルには、安定したアクセスと監査が必要です。
高機密・未知の送信元
ダウンロードしないでください。別の連絡手段で送信者を確認し、疑わしい配信について関係機関に報告してください。
添付ファイルを受け取った後の安全確認
- 状況を確認：本当に自分がそのファイルを依頼しましたか？送信者と件名は一致していますか？
- 拡張子を確認：exe、js、scr、iso、マクロ付き文書、二重拡張子には注意してください。画像や PDF も安全とは限りません。
- まずはプレビュー：ページ上で安全に本文を読めるなら、先に内容を確認しましょう。確認コードのためだけに添付ファイルをダウンロードする必要はありません。
- ダウンロード後にスキャン：OSとセキュリティツールを最新の状態にし、ブラウザの警告を無視したり、不明なマクロを有効にしたりしないでください。
- 保存先を決める：長期保存が必要なファイルは管理下のストレージへ移し、機密性に応じて暗号化するか削除してください。
一時メールで受け取るべきでない添付ファイル
- 本人確認書類、税務記録、医療資料、法的文書の原本
- パスワード復旧コード、秘密鍵、リカバリーフレーズ、多要素認証のバックアップ
- 数か月後に再ダウンロードする必要がある請求書、保険証券、契約書
- 社内資料、秘密保持契約の対象資料、顧客の個人情報を含むファイル
- 送信元が不明で、プログラムの実行、防御機能の無効化、ログイン情報の入力を求めるファイル
添付ファイルが開けない理由
送信者が期限切れのリンクしか提供していない、ファイルがサービスの容量制限を超えている、セキュリティフィルターに阻止されている、ファイル名のエンコードに問題がある、またはメールボックスの有効期限が切れている可能性があります。安全上の警告を回避するために、何度も再送を依頼しないでください。重要な業務に関わる添付ファイルなら、長期管理しているメールアドレスか、管理下のファイル共有システムへ送るよう送信者に依頼しましょう。
ダウンロード後のコピーは一時メールが管理してくれません
ダウンロードしたファイルはブラウザで指定されたフォルダーに保存され、その後は端末、同期ストレージ、バックアップの設定によって管理されます。一時メールを削除しても、端末に保存したファイルやコピー、閲覧履歴、送信者が保管する原本は削除されません。使用後は不要なファイルを手動で整理し、システムのごみ箱や同期サービス内のコピーも削除してください。
簡単なルール：ファイルに本人確認、金銭、健康情報、業務上の秘密、長期的な復旧情報が含まれるなら、「一時的にアクセスできる」ことを保存手段と考えないでください。